Serwer dla biura rachunkowego: jak zmigrować 300 podmiotów i bezpiecznie pracować zdalnie [Case Study]

Obsługa 300 podmiotów gospodarczych, dziesiątki tysięcy operacji księgowych miesięcznie i kilkunastoosobowy zespół pracujący hybrydowo.

Dla nowoczesnego biura rachunkowego stabilna i bezpieczna infrastruktura IT to fundament terminowości rozliczeń, zgodności z RODO oraz spokoju w szczycie deklaracyjnym.

Gdy lokalny serwer w biurze zaczął zawodzić, a praca zdalna generowała ciągłe opóźnienia i ryzyko utraty danych, zarząd biura zdecydował się na migrację do SerwerOnline.pl.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe case study z wdrożenia dedykowanej infrastruktury serwerowej oraz architekturę bezpieczeństwa opartą na dwuetapowym uwierzytelnianiu.

Wyzwanie: Wąskie gardło sprzętowe i paraliż pracy zdalnej

Przed wdrożeniem biuro opierało swoją działalność na tradycyjnym serwerze fizycznym zlokalizowanym w siedzibie firmy. Wraz z dynamicznym rozwojem i wzrostem liczby obsługiwanych spółek oraz jednoosobowych działalności gospodarczych, dotychczasowe rozwiązanie przestało spełniać standardy wydajności:

• Drastyczne spowolnienia przy pracy zdalnej: Łącze internetowe w biurze (niski parametr upload) nie radziło sobie z jednoczesną obsługą wielu połączeń zewnętrznych. Zdalna praca w programach Comarch ERP Optima oraz Płatnik wiązała się z ciągłym zrywaniem sesji i zawieszaniem aplikacji.

• Ryzyko awarii i brak zewnętrznego backupu: Brak automatycznego, szyfrowanego backupu poza biuro stwarzał realne zagrożenie utraty danych 300 klientów w wyniku awarii dysków, przepięcia, pożaru czy ataku ransomware.

• Utrudnione zarządzanie dostępami: Ręczne konfigurowanie uprawnień i brak możliwości natychmiastowego odcięcia dostępu byłemu pracownikowi rodziły ryzyko incydentów bezpieczeństwa.

Rozwiązanie: Dedykowany serwer w Data Center zamiast współdzielonej chmury

Biuro zdecydowało się na wdrożenie usługi SerwerOnline.pl. Kluczowym warunkiem było uniknięcie współdzielonych, publicznych chmur na rzecz fizycznego serwera dedykowanego na wyłączność w certyfikowanym polskim Data Center (architektura wirtualizacji 1:1, procesory Intel Xeon, pamięć RAM ECC, dyski SSD NVMe).

W ramach kompleksowej usługi zrealizowano:

1. Audyt i konfigurację środowiska: Przygotowano środowisko zoptymalizowane pod kątem wielostanowiskowej pracy w Comarch ERP Optima, Płatniku oraz silniku MS SQL Server.
2. Bezprzestojową migrację danych: Setki baz danych oraz zasoby plikowe zostały przeniesione i zweryfikowane w weekendowym oknie serwisowym – bez większego przestoju w bieżącej pracy księgowych.
3. Automatyczny backup z nadzorem: Skonfigurowano automatyczny harmonogram tworzenia kopii zapasowych baz MS SQL i plików do zewnętrznej, bezpiecznej infrastruktury z bieżącą weryfikacją spójności danych.
4. Wdrożenie dwuetapowej autoryzacji: Zastosowano zaawansowany model kontroli dostępu, łączący szyfrowane tunele sieciowe z domeną biura.

Architektura bezpieczeństwa: Dwuetapowe uwierzytelnianie (Klucze VPN + Active Directory)

Kluczowym elementem wdrożenia w SerwerOnline.pl było wdrożenie procedury logowania, która łączy bezkompromisowe bezpieczeństwo danych klientów z prostym zarządzaniem uprawnieniami:

Etap 1: Warstwa sieciowa oparta na unikalnych kluczach VPN

• Brak podatnych na przechwycenie haseł: Dostęp do środowiska nie wymaga wpisywania tradycyjnych haseł VPN. Każde urządzenie pracownika otrzymuje unikalny, asymetryczny klucz kryptograficzny.
• Niewidzialność w sieci (Stealth Mode): Serwer nie odpowiada na skanowanie portów ani nieautoryzowane próby połączeń z internetu. Bez poprawnego klucza serwer jest dla osób postronnych i robotów sieciowych całkowicie nieosiągalny.

Etap 2: Warstwa tożsamości i uprawnień w Active Directory

• Po poprawnym zestawieniu tunelu następuje weryfikacja użytkownika w strukturze Active Directory.
• Każdy księgowy otrzymuje dostęp wyłącznie do przypisanych baz klientów, folderów roboczych i modułów ERP.

Natychmiastowa dezaktywacja dostępów (Błyskawiczny Offboarding)

W przypadku zakończenia współpracy z pracownikiem lub zagubienia laptopa:

• Administrator unieważnia klucz VPN na serwerze.
• Użytkownik natychmiast i bezpowrotnie traci dostęp do sieci serwera, warstwy logowania Active Directory oraz jakichkolwiek danych finansowych.

Rezultaty biznesowe wdrożenia

• Płynna praca zdalna bez limitów: Zespół księgowy loguje się do Pulpitów Zdalnych (RDP) z biura, domu czy podczas podróży, korzystając z pełnej mocy obliczeniowej serwera i łącz wielogigabitowych.
• Pełna kontrola i zgodność z RODO: Wdrożenie dwuetapowej autoryzacji oraz zarządzanego backupu wyeliminowało ryzyko utraty danych i zapewniło pełną zgodność z normami prawnymi.
• Infrastruktura przygotowana pod KSeF: Nowoczesne środowisko 64-bitowe i szybkie dyski NVMe zapewniają bezproblemowe masowe odbieranie i wysyłanie e-Faktur w szczytach deklaracyjnych.
• Optymalizacja kosztów operacyjnych: Biuro uniknęło wydatku rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych na zakup i serwis nowego serwera stacjonarnego, przechodząc na model stałego, przewidywalnego abonamentu z pełną opieką administracyjną.

Podsumowanie

Wdrożenie dedykowanego serwera w SerwerOnline.pl przeprowadzone przez doświadczony zespół SystemyIT.pl (Certyfikowany Partner Comarch) pozwoliło biuru rachunkowemu zyskać stabilność technologiczną, która umożliwia dalsze skalowanie biznesu i bezpieczną obsługę ponad 300 podmiotów.

Szukasz bezpiecznego i wydajnego serwera pod Comarch ERP Optima i Płatnika?

Skontaktuj się z nami na SerwerOnline.pl i sprawdź, jak szybko możemy przygotować dedykowane środowisko dla Twojego biura rachunkowego.

Serwer dla biura rachunkowego – Case Study migracji 300 firm