Optima w chmurze czy serwer online? Praca zdalna w Comarch ERP Optima w biurze rachunkowym
Zastanawiasz się, czy przenieść Optimę do chmury? Optima w chmurze od Comarch to jedna z opcji, ale nie jedyna. Coraz więcej biur rachunkowych wybiera jednak serwer online, czyli cały serwer fizyczny w polskim data center, przeznaczony tylko dla ich biura. Działa na nim Optima, a obok niej Płatnik, MS Office i inne programy. Dlatego w tym artykule wyjaśniamy, czym różnią się te rozwiązania, ile kosztują i które sprawdzi się w Twoim biurze.
W skrócie:
- Optima w chmurze to usługa Comarch w dwóch wariantach: Standard i Enterprise.
- W wariancie Standard nie zainstalujesz Płatnika ani innych programów.
- SerwerOnline to cały serwer fizyczny tylko dla Twojego biura. Zachowujesz obecną licencję Optimy, masz dostęp do każdej bazy, a obok Optimy działają Płatnik, MS Office i inne programy.
- Co je łączy: w obu przypadkach masz zdalny dostęp do Optimy 24/7, kopie zapasowe i nie potrzebujesz własnego serwera w biurze. Różnią się licencją, możliwością instalowania innych programów i sposobem naliczania kosztów.
Czym jest Optima w chmurze?
Optima w chmurze to usługa, w której program i bazy danych działają w centrum danych Comarch w Polsce.
Płacisz miesięczny abonament. Co więcej, w cenie masz serwer, kopie zapasowe, aktualizacje i wsparcie. Comarch oferuje dwa warianty.
Chmura Standard
To gotowe środowisko, w którym pracujesz tylko w Optimie. Serwer jest wspólny dla wielu klientów, a dane są od siebie logicznie oddzielone.
Warto wiedzieć:
- nie zainstalujesz zewnętrznych programów, np. Płatnika czy dodatków programistycznych,
- nie masz bezpośredniego dostępu do bazy SQL,
- biuro rachunkowe może prowadzić wielu klientów, ale za dodatkowe bazy danych jest dodatkowa opłata.
Chmura Enterprise
Z kolei Chmura Enterprise to rozszerzona wersja. Dostajesz zdalny serwer wirtualny, na którym możesz uruchomić także inne programy, w tym Płatnika. Każda osoba, która się loguje, potrzebuje jednak osobnej licencji użytkownika nazwanego.
Szczegóły techniczne opisuje dokumentacja Comarch ERP Optima w Chmurze.
Czym jest Serwer Online dla Optimy?
Serwer online to fizyczny serwer w polskim data center, w całości do dyspozycji Twojego biura. Nie dzielisz go z innymi klientami, więc cała moc procesora, pamięci i dysków pracuje tylko dla Twojego zespołu.
To istotna różnica w porównaniu z typową chmurą, w której wiele firm korzysta z zasobów tej samej maszyny.
Ponadto na serwerze działa Twoja obecna licencja Optimy, a zespół administratorów konfiguruje konta, VPN, kopie zapasowe i aktualizacje. Ty natomiast tylko logujesz się i pracujesz.
Na serwerze dla biura rachunkowego od SerwerOnline:
- nie tylko Optima: na jednym pulpicie działają też Płatnik, MS Office, e-Deklaracje i inne programy, z których korzysta biuro,
- bez ograniczeń dostępu: masz dostęp do każdej bazy danych, także bezpośrednio do bazy SQL, więc możesz korzystać z dodatków i integracji,
- wydajność serwera fizycznego: szybkie dyski SSD NVMe i procesory Intel Xeon tylko dla Twojego biura,
- łączysz się przez szyfrowany VPN z dowolnego urządzenia, 24/7,
- kopie baz SQL wykonują się automatycznie do zewnętrznej chmury (wymagany iBARD),
- Zajmiemy się kompleksowo przeniesieniem Twoich danych na nowy serwer online.
Optima w chmurze a serwer online – najważniejsze różnice
Najważniejsza różnica: Optima w chmurze to usługa producenta dla jego programu, a serwer online to : cały serwer fizyczny dla Twojego biura, na którym działa Optima, Płatnik, MS Office i wszystko, czego używacie na co dzień.
Optima w chmurze – cennik: od czego zależy koszt?
Według strony Comarch Optima w chmurze kosztuje od 51 zł netto miesięcznie. Ta kwota dotyczy jednak najmniejszej konfiguracji.
W biurze rachunkowym na koszt składają się:
- moduły, np. Księga Handlowa, Płace i Kadry, Kasa/Bank,
- liczba stanowisk, czyli ile osób pracuje jednocześnie,
- bazy danych klientów, za które w chmurze Comarch pobierana jest dodatkowa opłata,
- w wariancie Enterprise także licencja na każdego użytkownika.
Z kolei na Serwerze Online płacisz stały abonament za serwer (od 648 zł netto miesięcznie), a Optima działa na licencji, którą biuro już ma. Aktualne ceny modułów znajdziesz w oficjalnym cenniku Comarch ERP Optima.
Dlaczego zdalny dostęp do Optimy czasem działa wolno?
Comarch ERP Optima korzysta z bazy MS SQL Server. Program stale wymienia z bazą setki małych zapytań. W sieci biurowej trwa to ułamki sekundy.
Kłopot zaczyna się, gdy program działa na laptopie w domu, a baza stoi w biurze. Każde kliknięcie wędruje wtedy przez internet, a łącza biurowe mają zwykle niski upload. Efekt: zawieszanie się programu i długie otwieranie kartotek.
Tego problemu nie ma, gdy program i baza pracują na jednym serwerze, a do Ciebie przez internet płynie tylko obraz ekranu. Tak właśnie łączysz się zarówno z Optimą w chmurze, jak i z serwerem online, dlatego w obu przypadkach praca jest płynna nawet na słabszym laptopie czy tablecie. Różnice między nimi dotyczą czegoś innego: licencji, programów, które możesz uruchomić obok Optimy, i kosztów.
Najważniejsza różnica jest też w wydajności – w Serwer Online OPTIMA działa bardzo szybko, gdyż cała moc serwera fizycznego jest przeznaczona tylko dla Twojego biura.
⚠️ Uwaga: nie uruchamiaj Optimy na domowym komputerze z bazą w biurze przez samo połączenie VPN. To najwolniejszy wariant, a zerwane połączenie może przerwać operację w bazie.
4 sposoby na pracę zdalną w Optimie – porównanie
- Zdalny dostęp do komputera w biurze (TeamViewer, AnyDesk). Szybki start, ale komputer musi być stale włączony, a jedna osoba zajmuje jeden komputer. Rozwiązanie awaryjne, nie stałe. Więcej przeczytasz w artykule Dlaczego serwer online, a nie komputer?
- Serwer w biurze i pulpit zdalny przez VPN. Pełna kontrola, ale wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych na sprzęt, zależność od łącza, zasilania i od informatyka. Awaria w szczycie rozliczeń zatrzymuje całe biuro.
- Optima w chmurze Comarch. Wygodny abonament bez sprzętu. Wariant Standard obsługuje tylko Optimę, a Enterprise wymaga licencji na każdego użytkownika.
- Serwer online. Cały serwer fizyczny tylko dla Twojego biura: Optima, Płatnik, MS Office i inne programy w jednym miejscu, dostęp do każdej bazy, Twoja licencja, stała opłata i pełna opieka administratora.
Kiedy wybrać Optimę w chmurze, a kiedy serwer online?
Optima w chmurze (Standard) będzie dobra, jeśli:
- pracujesz wyłącznie w Optimie,
- nie potrzebujesz Płatnika ani dodatków,
- zaczynasz działalność i nie masz jeszcze licencji.
- Nie zależy Ci na najwyższej wydajności
Serwer online będzie lepszy, jeśli:
- masz już licencję Optimy i nie chcesz jej zmieniać,
- korzystasz z Płatnika, MS Office, e-Deklaracji lub programów innych producentów,
- prowadzisz wielu klientów i chcesz mieć dostęp do każdej bazy bez dodatkowych opłat,
- chcesz mieć całą moc serwera tylko dla swojego zespołu,
- chcesz mieć jednego opiekuna całego środowiska, który zna też MS SQL.
- chcesz mieć najwyższą wydajność.
Bezpieczeństwo i RODO – checklista
Niezależnie od wybranego rozwiązania sprawdź, czy masz:
- szyfrowane połączenie VPN i uwierzytelnianie dwuskładnikowe,
- imienne konta dla każdej osoby, bez wspólnych haseł,
- automatyczny backup w innej lokalizacji niż serwer (iBARD).
- dane w Polsce lub UE i podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych,
Więcej o kopiach zapasowych i stałej opiece przeczytasz w opisie usług administracyjnych. Jeśli Twój zespół pracuje wielostanowiskowo w Płatniku, zobacz też, jak rozwiązać problem zablokowanej bazy Płatnika.
Jak przenieść Optimę bez przestoju w rozliczeniach?
- Spisz programy i bazy: Optima, Płatnik, MS Office, e-Deklaracje, liczba klientów i użytkowników.
- Wybierz rozwiązanie według listy powyżej.
- Przetestuj na kopii danych, zanim przeniesiesz wszystko.
- Zaplanuj migrację poza szczytem, nie między 15. a 25. dniem miesiąca, najlepiej w weekend.
- Skonfiguruj konta i VPN dla każdej osoby.
- Przeszkol zespół. Zwykle wystarczy kilkanaście minut, bo Optima wygląda tak samo.
Przykład z praktyki
Jedno z biur rachunkowych przeniosło na serwer online bazy 300 podmiotów. Przeniesienie odbyło się bez przerwy w pracy biura, a zespół pracuje dziś zdalnie przez szyfrowany VPN z dwuetapowym logowaniem.
Szczegóły opisaliśmy w case study migracji biura rachunkowego.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się Optima w chmurze od serwera online?
Optima w chmurze to usługa Comarch, w której korzystasz z abonamentu chmurowego producenta. Serwer online to cały serwer fizyczny w data center, przeznaczony tylko dla Twojego biura. Działa na nim Twoja obecna licencja Optimy razem z Płatnikiem, MS Office i innymi programami, a Ty masz dostęp do każdej bazy danych.
Czy w Optimie w chmurze działa Płatnik?
W wariancie Chmura Standard nie można instalować zewnętrznych programów, w tym Płatnika. Płatnika uruchomisz w Chmurze Enterprise albo na serwerze online.
Ile kosztuje Optima w chmurze?
Według Comarch ceny zaczynają się od 51 zł netto miesięcznie. W biurze rachunkowym ostateczny koszt zależy od wybranych modułów, liczby stanowisk i baz danych klientów, a w wariancie Enterprise także od liczby użytkowników nazwanych. Aktualne ceny publikuje Comarch w oficjalnym cenniku.
Czy mogę przenieść obecną licencję Optimy na serwer online?
Zwykle tak. Na serwerze online instalujemy Optimę na licencji, którą biuro już posiada, więc nie musisz zmieniać modelu licencji ani uczyć się nowego programu. Szczegóły sprawdzamy podczas bezpłatnej konsultacji.
Czy dane biura rachunkowego w chmurze są bezpieczne?
Tak, jeśli są przechowywane w centrum danych w Polsce lub UE, połączenie jest szyfrowane, kopie zapasowe baz danych wykonują się automatycznie dzięki iBARD, a z dostawcą masz podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych.
Jak długo trwa przeniesienie Optimy na serwer online?
Migrację planujemy poza szczytem rozliczeniowym, najczęściej w weekend, tak aby w poniedziałek zespół pracował już w nowym środowisku.
Nie wiesz, co wybrać: Optimę w chmurze czy serwer online?
Powiedz nam, ilu macie pracowników i z jakich programów korzystacie. Bezpłatnie przeanalizujemy Wasze środowisko i uczciwie doradzimy, także wtedy, gdy lepszym wyborem będzie Optima w chmurze Comarch.
